A visszajelzések összegyűjtése az esküvőszervezés egyik leghosszabb, legidőigényesebb része. Telefonok, üzenetek, félig megválaszolt kérdések, és a végén egy Excel, amit kézzel kell karbantartani. Az online visszajelzés (angolul RSVP) ezt egyetlen űrlapra cseréli, amit a vendégek a telefonjukról pár kattintással kitöltenek.
Ebben a cikkben leírom, mit kérdezzetek, mikorra kérjétek, és mire figyeljetek, hogy a végén tiszta, használható vendéglistátok legyen.
Miért jobb az online visszajelzés?
- Minden válasz egy helyre fut be. Nem kell összeszedni három chatből és egy híváslistából.
- Mindenkitől ugyanazt kérdezitek. Így nem marad ki senkinél az ételérzékenység vagy a kísérő neve.
- Bármikor látjátok az állást. Hány fő jön, ki nem tud, ki kér szállást. Ez a helyszínnek és a catering cégnek is aranyat ér.
- A vendégeknek is egyszerűbb. Nem kell telefonálniuk, és este tizenegykor is kitölthetik.
Mit kérdezzetek a visszajelző űrlapon?
A jó űrlap rövid, de semmi fontos nem marad ki belőle. Ezeket a kérdéseket javaslom:
- Vezetéknév és keresztnév külön mezőben. Apróságnak tűnik, de az ültetési rendnél és a névkártyáknál nagyon megkönnyíti a dolgotokat, ha a lista sorba rendezhető.
- Ott lesz-e. Igen vagy nem, egyértelmű válaszlehetőségekkel.
- Hány fővel érkezik, és ki a kísérő. Ha csak bizonyos vendégek hozhatnak párt, ezt a meghívóban érdemes tisztázni.
- Ételérzékenység, különleges étrend. Vegetáriánus, gluténmentes, laktózmentes, allergia.
- Szállásigény, ha foglaltatok szobákat.
- Egy szabad üzenetmező. A vendégek sokszor ide írják a legkedvesebb sorokat.
Többet ne nagyon kérdezzetek. Minden plusz mező csökkenti az esélyét, hogy valaki végigtölti.
Mikorra kérjétek a visszajelzést?
A legtöbb helyszín és catering az esküvő előtt két-három héttel kéri a végleges létszámot. Érdemes ehhez képest még egy-két hét tartalékot hagyni, így a visszajelzési határidő általában öt-hat héttel az esküvő előtt van. A pontos dátumot írjátok ki, ne azt, hogy „mielőbb”.
Mi legyen azokkal, akik nem jeleznek vissza?
Mindig lesznek ilyenek. Néhány nappal a határidő előtt nézzétek meg a listát, és akik hiányoznak, azoknak küldjétek el újra a linket egy rövid, kedves üzenettel. Például:
„Szia! Csak emlékeztetőnek küldöm a linket, péntekig tudtok visszajelezni. Nagyon várunk titeket!”
Adatvédelem: az ételérzékenység külön figyelmet kér
Az ételallergia és az ételérzékenység egészségügyi adatnak számít, ezért az űrlapon érdemes erre külön hozzájárulást kérni egy jelölőnégyzettel, és csak arra használni, amire kértétek: hogy a vendég megfelelő ételt kapjon. Az esküvő után pedig nincs ok tovább tárolni.
Így működik a visszajelzés az általam készített oldalakon
- Minden beküldött válaszról azonnal e-mailt kaptok.
- Kaptok egy privát, titkos linket, ahol élőben látjátok a vendéglistát: ki jön, hány fővel, kinek van ételérzékenysége.
- A listát egy kattintással letölthetitek Excelben, külön oszlopban a vezeték- és keresztnévvel.
- Az ételérzékenységre külön hozzájárulást kér az űrlap.
Ez minden csomagban benne van. A Mindörökké csomagban az űrlap bővített, kísérővel és szállásigénnyel. Nézzétek meg élőben a mintákon, vagy olvassátok el, mi kerüljön még az esküvői weboldalra.
